Officemanager
Altijd-aan agent voor je Outlook-postvak
De Officemanager leest elke nieuwe mail in je postvak en sorteert hem in een vaste categorie. Is er een antwoord nodig, dan zet hij een concept klaar in jouw eigen stem. Hij draait door, ook als je zelf niets doet. De knop verzenden blijft van jou.
Vier stappen, bij elke nieuwe mail
Microsoft seint zodra er post is, en daarnaast kijkt hij elke minuut zelf. Wat er al stond laat hij bewust staan: hij begint bij wat vanaf nu binnenkomt.
Sorteren
Elke nieuwe mail krijgt één van acht categorieën. Eerst vaste regels zonder AI: nieuwsbrief-headers, no-reply-afzenders en je eigen afzenderregels. Wat overblijft beoordeelt een snel taalmodel. Diezelfde categorie zet hij als label in Outlook, zodat je het in je mail terugziet. Is het een commerciële aanvraag, dan legt hij die eenmalig als lead vast zodat de Klantjager verder kan.
Concept schrijven
Voor mail die een antwoord verdient schrijft hij een concept in jouw stijl. Dat komt als antwoord in de bestaande conversatie te staan, in je map Concepten. Bij een afspraakverzoek kijkt hij in je agenda en stelt vrije momenten voor. Op een kort "tot dan" schrijft hij niets, dat hoeft niet.
Jij beslist
In de weergave Mail zie je bij elke mail waarom hij die categorie koos, welke bronnen hij gebruikte en wat het concept zegt. Goedkeuren en verzenden, aanpassen in Outlook of afwijzen: jij kiest.
Leren
Hij volgt je verzonden mail. Verstuur je een concept ongewijzigd, dan telt dat mee. Blijft dat boven 90 procent over minimaal tien mails, dan stelt hij zelf voor die categorie een stap meer autonomie te geven.
Acht categorieën, niet meer
De categorieën staan vast en zijn niet uitbreidbaar. Dat is een keuze: een vaste lijst is voorspelbaar, dus je weet altijd waar een mail terechtkomt en wat er dan gebeurt.
Beantwoorden
Inhoudelijke vraag aan jou. Hij schrijft een concept.
NP · BeantwoordenAfspraak
Verzoek om te plannen of te verzetten. Hij stelt vrije momenten uit je agenda voor.
NP · AfspraakFactuur
Facturen, betalingen en administratie. Hij bevestigt nooit zelf een bedrag.
NP · FactuurTer info
Kennisgeving, cc, notulen. Hij sorteert, jij hoeft niets te doen.
NP · Ter infoNotificatie
Systeemberichten van no-reply-afzenders. Hij handelt ze automatisch af.
NP · NotificatieNieuwsbrief
Herkenbaar aan de afmeld-header, dus zonder AI. Hij sorteert en archiveert.
NP · NieuwsbriefAcquisitie
Koude verkoop aan jou. Standaard sorteert hij alleen en antwoordt hij niet.
NP · AcquisitieVerdacht
Phishing-signalen of misleidende links. Hij blokkeert en meldt, en antwoordt nooit.
NP · Verdacht
Jij bepaalt per categorie hoeveel hij mag
Vier niveaus, in te stellen per categorie en zelfs per afzender. Alles staat standaard aan de veilige kant, en je kunt op elk moment een stap terug.
Sorteren
Hij labelt de mail en zet hem op de juiste plek. Geen tekst, geen actie.
Concept
Hij zet een concept-antwoord in je map Concepten. Jij leest het, jij verstuurt het.
Goedkeuren
Je verstuurt het concept met één klik vanuit NextPrompt, inclusief de afspraak in je agenda.
Autopilot
Hij handelt het zelf af. Bedoeld voor categorieën die geen antwoord nodig hebben, zoals nieuwsbrieven en notificaties.
Veilig ingesteld vanaf dag één
Beantwoorden, afspraak, factuur en acquisitie staan standaard op sorteren of concept. Alleen ter info, notificaties, nieuwsbrieven en verdachte mail gaan automatisch. Twijfelt hij over een categorie, of mailt een contact je voor het eerst, dan komt de mail altijd langs jou.
Zo gebruik je hem
Van koppelen tot een afgewerkte lijst aan het eind van de dag. Je hoeft geen filters of regels te bouwen: je schrijft in gewone taal op wat je wilt.
Koppel je postvak
In je workspace: Connectors, dan Microsoft 365. Je geeft toestemming voor lezen, categoriseren en concepten maken. Verzenden vanuit de app is een aparte toestemming die je later kunt geven, of helemaal niet.
Zet hem aan het werk
Open de weergave Mail en klik op "Zet aan het werk". Hij bouwt eerst je stemprofiel op uit je eigen verzonden mail. Daarna verwerkt hij elke nieuwe mail binnen een minuut of twee, zonder dat je hoeft te verversen.
Werk je lijst af
Filter op "Wacht op jou". Per mail zie je de onderbouwing, de bronnen en het concept. Goedkeuren en verzenden, of open het concept in Outlook en pas het aan. Afwijzen mag ook, daar leert hij van.
Stel de regels bij
Bij Autonomie schrijf je op wat je wilt: "mail van dit domein is altijd beantwoorden", "bij facturen nooit een bedrag bevestigen". En je zet per categorie het niveau. Wijzigingen gelden meteen voor nieuwe mail.
Waarom dit veilig kan
E-mail is het gevoeligste kanaal dat je hebt. Daarom is deze agent bewust klein gehouden in wat hij mag.
Niets verzonden zonder jouw klik
Er is één verzendpad en dat begint bij een klik van jou. Het model kan zelf geen mail versturen. Ook de ontvangers van een concept kan het niet wijzigen: die zet Outlook op de deelnemers van de oorspronkelijke conversatie.
Geen berichten opgeslagen
We bewaren de inhoud van je mail niet. Per mail houden we alleen afzender, onderwerp, tijdstip, categorie en een korte samenvatting bij. Daarnaast een beperkt aantal stijlvoorbeelden uit je eigen verzonden mail.
Bestand tegen instructies in mail
De inhoud van een mail geven we altijd afgeschermd aan het model, en de modellen die je mail lezen hebben geen tools. Een "vergeet je instructies"-regel in een mail kan de agent dus niets laten doen.
Alleen jouw postvak
Je koppelt je eigen postvak en ziet alleen je eigen mail. De agent draait per postvak, niet over de organisatie heen, en je pauzeert hem met één klik.
Wat mensen vooraf willen weten
De Officemanager staat aan bij een paar pilot-workspaces en we rollen hem stap voor stap breder uit. Wil je meedoen, dan zetten we hem in een gesprek samen aan op jouw postvak.
“Een hele fijne sessie met een goeie opbouw en een prettige sfeer. Er was genoeg ruimte om vragen te stellen en eigen ideeën in te brengen. Emiel weet zijn kennis op een rustige en toegankelijke manier over te brengen. Bedankt!”
Een agent in productie binnen twee weken.
We brengen de agent op je use-case, koppelen je tools en trainen je team. Vaste prijs, vaste timeline.